Para a boa produtividade de qualquer empresa, organização é um grande diferencial. E para os advogados, que lidam com documentos importantes diariamente, é indispensável o controle e a organização documental do ambiente de trabalho. Pensando nisso, separamos neste artigo, 4 dicas para um bom controle de documentos no escritório de advocacia. Acompanhe!

Separe um local específico para controle de documentos

Os documentos físicos ocupam espaço e precisam de um local próprio para o seu arquivamento. O ideal é selecionar um lugar específico para esses documentos serem arquivados, separado dos demais ambientes do escritório.

Para escritórios menores, o local de arquivo pode ser um armário ou um móvel com gavetas próprias para o armazenamento de documentos, tendo em vista que o volume de papéis e processos também costuma ser menor.

Vale lembrar que, para as gavetas ou portas do armário de arquivo, é essencial o uso de trancas ou cadeados.

Por outro lado, para escritórios de porte maior, que consequentemente arquivam mais quantidade de documentos, será necessária a montagem de uma sala de arquivo, com acesso restrito ao funcionário designado para gestão desse setor.

Além de liberar espaço nas demais salas dos funcionários do escritório, a sala ou o espaço de arquivamento são importantes para centralizar todas as suas informações documentais que poderão ser encontradas, sempre que pesquisadas, em um só lugar.

Contrate um funcionário para gerir o arquivo

Em escritórios maiores, com alto volume de processos e carga de trabalho, é inviável que os funcionários dediquem uma parte de suas rotinas para o arquivamento de seus documentos.

Por isso, para um arquivamento e controle documental mais eficiente e de maior qualidade, o indicado é a contratação de um profissional exclusivo para essa função, ou a contratação desse serviço por meio de empresas especializadas. Ou ainda, dependendo do volume de documentos, a delegação dessa atividade a um dos funcionários que já trabalha noescritório.

Com uma pessoa ou empresa dedicada a essa função, os extravios serão evitados e a busca pela documentação será executada com maior rapidez.

Estabeleça um padrão de arquivamento

Há uma série de critérios que podem ser utilizados para a organização documental dentro de um escritório, tais como: data, tema, comarca, cliente, dentre outros. É preciso que um destes critérios seja eleito a fim de otimizar a busca por documentos.

Outra ideia é separar a documentação, dentro do critério de classificação escolhido, por pastas ou gavetas que identificam o tipo de documento arquivado. Poderão ser criadas, por exemplo, pastas para o processo em inteiro teor, para contrato firmado com o cliente, para notas fiscais dos pagamentos realizados, etc.

Nessa organização por tipo de documento, é interessante criar um padrão para identificação de cada uma das pastas ou gavetas dentro do arquivo, como códigos de números e letras, códigos de barra, cores ou abreviações.

Mantenha cópias digitais dos documentos

Ainda que o arquivamento físico seja primordial para o bom funcionamento e a produtividade do escritório, a internet e os computadores podem e devem ser usados a favor da organização documental.

Por meio dos sites de armazenamento virtual (cloud computing), como o Google Drive, é possível criar pastas para salvar todos os documentos digitalizados do arquivo, organizados conforme critério estabelecido pelo escritório.

A nuvem (cloud computing) funciona, então, como um backup dos documentos e facilita a busca e o acesso ao seu conteúdo. Muitas vezes, nem é necessário desarquivar o documento, basta a simples leitura da cópia digitalizada.

Apesar de o armazenamento virtual ser muito usado, para manter o arquivamento em dia é necessário também que sejam salvas cópias digitais da documentação no servidor do escritório, ou em um dispositivo externo de armazenagem, como um HD externo, por exemplo. Tudo, é claro, organizado em pastas que seguem o critério adotado pelo escritório.

Por fim, outra forma virtual muito utilizada pelos escritórios é o uso de um software para controle e arquivamento de documentos e pastas.

Gostou das nossas dicas sobre a organização e controle de documentos no escritório de advocacia? Tem outras sugestões ou já aplicou essas alternativas no seu ambiente de trabalho? Compartilhe conosco as suas experiências e deixe o seu feedback nos comentários!