Os escritórios de advocacia trabalham com documentações importantes o tempo todo no dia a dia. Por isso, é essencial que os advogados criem um setor próprio para a gestão de documentos — isso facilita o trabalho ao extremo.

Se o seu escritório ainda não criou este setor, ou se você quer otimizar a sua organização documental, leia abaixo 4 dicas sobre o assunto!

Por que criar um setor de gestão de documentos?

A gestão de documentos é de extrema importância para a organização e para a dinâmica de qualquer empresa.

A partir desta prática, o trabalho passará a ser mais produtivo e dinâmico, porque os funcionários vão poupar esforço e tempo procurando o que precisam para realizar as suas atividades.

No caso dos escritórios de advocacia, esta gestão é imprescindível, porque os advogados lidam diariamente com documentos de clientes — que são, afinal, a base para o seu trabalho.

O que deve ser feito?

1. Separar um local para arquivamento

Os documentos físicos ocupam muito espaço dentro de um escritório. Por isso, é importante que seja determinado um local específico para o seu arquivamento.

O ideal é a escolha de uma sala separada dos demais setores do escritório, destinada somente para arquivo. No entanto, caso o escritório seja pequeno, o arquivo pode ser instalado em um armário ou um móvel com gavetas.

2. Designar um funcionário responsável pela gestão

É interessante também designar um funcionário que ficará responsável pela gestão de documentos. É ele que se dedicará a separar, catalogar e guardar toda a documentação do escritório.

Para os escritórios maiores, pode ser contratado um funcionário especificamente para esta função. Nos menores, ela pode ser delegada a um empregado que já trabalhe por lá.

3. Criar um padrão de arquivo

Na gestão de documentos, a criação de um padrão de arquivamento é uma dica valiosa, principalmente por facilitar as buscas. Você pode escolher entre vários tipos de padrões, como data de criação do documento, tema, comarca do processo, nome do cliente, etc.

Além disso, é indicado também separar os documentos por pastas, gavetas ou prateleiras, a partir do padrão de arquivamento escolhido pelo escritório.

A diferenciação pode ser feita por meio de cores, números ou letras que facilitarão as pesquisas.

4. Manter cópias digitais atualizadas

O arquivo físico é a principal forma de gestão de documentos dentro de uma empresa. Porém, é preciso usar também as novas tecnologias a favor deste trabalho. É possível criar arquivos digitais por meio de sites de armazenamento virtual, como o Google Drive, por exemplo.

O gestor de documentos pode criar, a partir desta plataforma, pastas com todos os documentos digitalizados, tudo de acordo com o padrão eleito pelo escritório.

O armazenamento dos documentos em “nuvens” facilita as buscas e também a consulta à documentação, já que o funcionário não precisará retirar pastas do arquivo físico — o que também mantém a conservação.

Cabe ressaltar que, apesar de a cópia virtual ser muito eficaz para o arquivamento, é importante também que estes documentos digitalizados sejam salvos em outras mídias, como CDs ou HDs externos. Isso serve para evitar que os documentos sejam perdidos caso os sites saiam do ar ou parem de funcionar.

O que deve ser evitado?

Deixar que cada funcionário crie o seu próprio padrão ou guarde em sua sala ou mesa de trabalho os documentos do escritório, por exemplo, são práticas que devem ser evitadas.

A documentação deve estar à disposição de todos os empregados e concentrada em apenas um espaço físico, sob a gestão de um funcionário que cumpra esta função de guardá-los e organizá-los.

Por isso, é essencial que os escritórios de advocacia pesquisem e conheçam as possibilidades e as formas mais usadas de gestão de documentos.

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