Um dos principais valores responsáveis pela prosperidade de um escritório de advocacia é o cuidado no trato com o cliente. É bem verdade que esta é uma premissa bastante genérica, mas é especialmente válida no caso do advogado que atua no contencioso.

Isso acontece porque esse profissional faz a intermediação entre o particular — que tem expectativa de receber um serviço célere e eficiente — e a máquina pública, ainda muito burocrática e morosa. Trata-se, portanto, de uma zona de atrito na qual dois mundos diferentes colidem.

Para sobreviver nesse cenário árido, não há alternativa melhor do que investir em ferramentas de gestão, já que apenas assim o profissional poderá entregar um serviço eficiente e à altura das expectativas. Com isso em mente, preparamos um artigo exclusivo sobre como mapear processos no âmbito do escritório de advocacia. Confira:

O que é um processo?

É preciso deixar claro que não estamos falando de processo no sentido jurídico do termo, isto é: uma relação jurídica com a finalidade de compor judicialmente uma lide. Aqui, estamos nos referindo a “processo” na acepção empresarial do vocábulo.

Nesse sentido, um processo pode ser entendido como um conjunto de atividades realizadas em uma sequência lógica com o objetivo de produzir um serviço que tenha valor para o cliente. Em outras palavras, tudo o que acontece entre a assinatura do contrato de prestação de serviços advocatícios e o trânsito em julgado da sentença com a consequente quitação dos honorários é um processo.

O que é mapeamento de processos?

O mapeamento de processos é uma ferramenta gerencial e de comunicação que potencializa os processos existentes na organização. No entanto, para promover a melhoria dos processos precisamos de uma dose de autoconhecimento. Precisamos saber quais são os pontos fortes e os pontos fracos do escritório e essa é a função primordial do mapeamento.

Pode ser que o escritório nunca tenha perdido o prazo de uma contestação, por exemplo. Mas, por outro lado, é possível que esteja demorando mais de uma semana para responder a um simples pedido de informações do cliente.

Como mapear processos?

Há uma série de medidas que podem ser tomadas pelo gestor com vistas a mapear os processos dentro do escritório. Pode-se, por exemplo:

• Elaborar questionários e promover entrevistas e reuniões não apenas com os advogados associados, mas também com colaboradores e funcionários administrativos;
• Tirar uma semana para fazer uma espécie de observatório, em que se busca detalhar o máximo possível todos os processos;
• Estudar o sistema de gestão de processos para entender um pouco mais sobre como ele é alimentado;
• Por fim, podemos e devemos contar com o feedback do cliente.

Em conclusão, temos que a expertise e o domínio sobre o direito não são mais as únicas qualidades que a maioria dos clientes busca em um escritório de advocacia. Em resposta a essa demanda, o advogado não pode se furtar a investir em ferramentas gerenciais e soluções tecnológicas.

O mapeamento de processos pode ajudar a entender e a melhorar os processos internos do escritório e isso se traduz em um serviço melhor para o cliente.

E aí, o conteúdo sobre como mapear processos foi útil para você? Agora, aproveite para descobrir como otimizar processos no seu escritório de advocacia!