Manter um banco de dados atualizado direciona as ações de uma empresa aumentando o seu potencial de fidelizar clientes e a sua competitividade no mercado — e isso é fundamental para qualquer tipo de negócio.

Com os escritórios de advocacia não é diferente: os bancos de dados são fontes valiosas de informações. O uso de ferramentas específicas como gráficos e relatórios auxiliam no cruzamento de informações e podem, por exemplo, orientar o marketing jurídico ou simplesmente facilitar o contato com os clientes.

Pensando nisso, preparamos o post de hoje com 5 dicas de como fazer a gestão de dados em um escritório de advocacia. Confira!

1. Defina quais informações devem ser guardadas

Antes de armazenar informações, faça uma análise de quais são realmente úteis para seu escritório. Em geral, deve-se perguntar ao cliente seu nome e endereço completos, telefone e e-mail.

No caso específico dos escritórios de advocacia, fazer um cadastro do CPF, profissão e endereço de trabalho é de grande valia caso haja uma situação de urgência e o cliente não possa ser localizado pelas outras informações. Anotar a data de nascimento também é uma estratégia interessante para parabenizar o cliente em seu aniversário e se diferenciar de escritórios concorrentes.

Após fazer um levantamento desse cadastro padrão, crie tabelas para que os colaboradores preencham toda vez que houver um novo cadastro de cliente ou fornecedor.

2. Mantenha seu banco de dados atualizado

De nada adianta ter um banco de dados com informações importantes se ele não está atualizado. Informações como endereço e telefone são sempre modificados, por isso deve ser um hábito do escritório conferir isso quando o cliente for contatado.

3. Invista em um sistema de segurança

O banco de dados de um escritório de advocacia tem informações relevantes e confidenciais sobre os clientes. Dessa forma, todo o cuidado com a segurança é pouco, já que é uma grande responsabilidade resguardá-los.

Vazamentos de informações são cada vez mais comuns pela ação de cibercriminosos. É primordial manter um sistema de acesso restrito a informações confidenciais que somente colaboradores de confiança terão acesso.

Um banco de dados completo demora muito tempo para ser construído, por isso não se descuide da segurança das informações. Faça backups diários e armazene seus arquivos na nuvem.

4. Utilize um bom sistema de gestão de dados

A tecnologia é uma grande aliada quando o assunto é a gestão de dados. Há inúmerosapps e softwares disponíveis no mercado para escritórios de advocacia, então procure por um que atenda às suas necessidades. Invista em um sistema com interface sugestiva e de fácil utilização pelos colaboradores, já que a rapidez na busca e acesso de um dado é muito útil na correria do dia a dia.

O sistema de gerenciamento deve, além disso, fornecer a opção de gerar gráficos e relatórios para que fique mais fácil definir público-alvo e direcionar as ações do escritório.

5. Entenda as necessidades do seu escritório

Saber exatamente que tipo de informações são importantes, como devem ser armazenadas, organizadas e disponibilizadas é imprescindível para fazer um bom gerenciamento de dados em seu escritório.

Profissionais de TI podem auxiliá-lo nesse processo encontrando ferramentas mais eficientes e ensinando sua equipe a aproveitá-las ao máximo. Antes de optar pelo uso de um sistema de gerenciamento, solicite a visita de um consultor para ajudá-lo a definir e medir as necessidades de seu escritório.

Uma boa gestão de dados deve começar por informações completas e atualizadas e passar por um sistema de gerenciamento eficiente, seguro e adequado às demandas do escritório. Por outro lado, a falta de manutenção, atualização, controle e segurança pode comprometer suas ações, produtividade e até mesmo prejudicar a formação de clientela.

Agora que você já sabe mais sobre o assunto, que tal seguir nossas dicas de gestão de banco de dados? Gostou de nosso post? Restou alguma dúvida? Deixe nos comentários! Esse espaço é todo seu!