O dia a dia em um escritório de advocacia é bastante corrido e, por esse motivo, otimizar processos é o desejo de praticamente todos os advogados e demais profissionais que atuam nesse tipo de estabelecimento.

Essa pode não ser uma tarefa das mais fáceis, no entanto, basta tomar algumas atitudes simples para ser possível fazer com que o tempo seja muito mais bem aproveitado. Confira agora algumas dicas elaboradas por nossa equipe para garantir o sucesso do seu escritório nessa missão:

Faça um mapeamento de processos

Em um escritório de médio ou grande porte, é comum que haja advogados especializados em diferentes áreas do direito, como o de família, do trabalho, criminal, etc. Por esse motivo, o gestor do local deve separar corretamente quais são as tarefas de cada um, evitando que duas pessoas façam a mesma coisa.

O mapeamento dos processos não deve incluir apenas as atividades dos advogados, mas também de secretárias, estagiários, auxiliares administrativos e todos os demais colaboradores que o escritório tiver.

Utilize a tecnologia a seu favor

Com o avanço da internet e das novas tecnologias, ficou mais fácil fazer o gerenciamento de processos dentro das empresas. Você pode, por exemplo, utilizar softwares ou aplicativos de gestão para delegar tarefas e realizar o acompanhamento das atividades que vêm sendo realizadas por todos os colaboradores.

Geralmente, esse tipo de programa também possui ferramentas para troca de mensagens, o que pode contribuir para comunicação interna, conforme veremos no tópico a seguir.

Organize o ambiente

Tanto arquivos físicos quanto digitais devem ser organizados. Para isso, é essencial que você invista em metodologias para ter a “papelada” sempre em ordem.

Um modelo de organização que pode ser seguido é utilizar cores diferentes de folha de ofício para imprimir determinados tipos de projeto.

Invista na comunicação interna

Uma empresa em que a comunicação interna é tratada como prioridade tem muito mais chances de progredir no que se refere à otimização de processos do que uma que não investe no setor. Com as estratégias de comunicação interna é possível fazer com que todos os colaboradores saibam o que se passa no escritório, conheçam novas regras e as diretrizes organizacionais da empresa.

Contratar um profissional ou estagiário da área de relações públicas ou jornalismo pode ser uma boa saída para ter uma comunicação interna eficiente.

Faça pequenas reuniões diárias

Uma pequena reunião com cerca de 10 minutos de duração no início do expediente pode ser uma excelente alternativa para esclarecer dúvidas gerais, explanar as principais atividades que devem ser realizadas, fazer a leitura de mensagens motivacionais, etc.

Pode não parecer, mas esse pequeno espaço pode servir para que brevemente todos tenham consciência do que é prioridade no dia e consigam assim administrar melhor as suas tarefas.

Tudo certo para otimizar processos no seu escritório de advocacia? Temos certeza que sim, mas gostaríamos de continuar te ajudando. Por isso, pedimos que assine nossa newsletter, para que possamos enviar no seu e-mail outros artigos como esse, proporcionando sempre a melhoria contínua no seu estabelecimento.