A redução de custos é uma ação almejada por várias empresas nos mais variados ramos de negócios. Nos escritórios de advocacia não é diferente: principalmente com a crise econômica, advogados têm buscado reduzir seus custos, já que a inadimplência de seus clientes tende a aumentar nessas épocas.

Diminuir custos não é, nem de longe, uma tarefa fácil. Mas com uma análise meticulosa de todas as despesas e um planejamento de gastos efetivo é possível otimizar recursos e melhorar a saúde financeira do escritório. Preparamos este post com algumas dicas de como reduzir custos em seu escritório de advocacia. Siga a leitura e saiba mais!

Conheça todas as suas despesas

Antes de pensar em cortar despesas é necessário apurá-las. Crie planilhas sistemáticas de todas as entradas e saídas mês a mês. Sempre que um gasto for gerado, anote-o. Com todas as despesas registradas é possível analisá-las de forma mais clara e determinar o que é essencial e o que é supérfluo.

Faça registros de despesas fixas e variáveis e classifique-as em grupos. Divida-os, por exemplo, em custos processuais, gastos com viagens, folhas de pagamento — assim ficará mais simples identificar em quais desses grupos você está dispendendo mais recursos que o necessário e quais despesas podem ser reduzidas.

Crie uma mentalidade de redução de custos

Após compreender de que forma os custos estão sendo gerados, é o momento de traçar metas e criar estratégias para limitá-los. O primeiro grande passo para isso é envolver os colaboradores do escritório nessa missão.

Incluir a equipe é primordial para que esse objetivo seja efetivamente cumprido, e trará benefícios para todos. Afinal, trabalhar em um escritório rentável, que poderá garantir empregos e trazer vantagens aos seus funcionários — como promoções e aumentos salariais — é muito mais motivador do que trabalhar em um escritório que corre riscos financeiros.

Algumas medidas podem ser tomadas para a criação de uma política de redução de gastos. Abaixo, sugerimos algumas:

Reduza gastos com materiais de uso e consumo

Os gastos do dia a dia, aqueles que fazem o escritório funcionar como papeis, xerox, impressões, materiais descartáveis e contas de energia elétrica e telefone podem parecer irrisórios, mas pesam de forma significativa no orçamento do mês.

Tente economizar em impressões e xerox e só faça o uso de papel quando for realmente necessário. Acumular documentos desnecessários é um péssimo hábito e só atrapalha na organização do escritório. Troque ligações telefônicas por e-mails ou ligações feitas pela internet — alternativas como o Skype, VoIP e mensageiros como o Whatsapp, além de significarem economia, são mais rápidos.

Em relação ao uso da energia elétrica, seja consciente. Substitua lâmpadas comuns por lâmpadas de LED — inclua sensores de presença para otimizar o funcionamento destas — e prefira eletrodomésticos e eletroeletrônicos com o Selo Procel de Economia de Energia. Quanto aos materiais descartáveis, evite-os. Deixe-os apenas para o uso de clientes.

Otimizar os processos

O número de processos que um escritório de advocacia costuma ter é absurdo. Dessa forma, sem uma ação cuidadosa e planejada de gestão, as chances de cometer erros e gastar além do necessário é muito grande. Uma boa estratégia para melhorar os mecanismos de gestão dos processos é delegar tarefas.

Com funcionários especializados, por exemplo, no controle de processos, cobrança de custas e honorários advocatícios, evita-se desperdiçar recursos. Um advogado cheio de prazos processuais a cumprir e de clientes para atender não fará nenhuma dessas tarefas de forma satisfatória. O ato de acumular funções, além de consumir mais tempo, gera gargalos na gestão, que quando mal executada pode significar prejuízos financeiros enormes ao escritório.

Invista em tecnologia

A tecnologia tem sido uma excelente ferramenta quando o assunto é redução de custos. Os exemplos disso são incontáveis, já que a internet elimina distâncias e possibilita a comunicação quase que em tempo real a um custo muito baixo.

Como já foi dito, a gestão bem feita do escritório pesa muito no quesito redução de custos e a tecnologia entra aqui, novamente, como a salvadora da pátria. Atualmente há vários softwares e aplicativos de gestão no mercado e, para escritórios de advocacia, esses programas de computador prometem revolucionar a vida dos advogados.

Eles reúnem todas as informações processuais e as disponibilizam em um mesmo lugar — desde prazos processuais, elaboração de peças, agendamentos de atendimentos ao cliente e diligências no fórum até o pagamento de contas.

É muito comum que mecanismos de gestão antiquados induzam o profissional ao erro e lhe tomem um bem precioso: seu tempo. Dessa forma, não deixe de utilizar um software de gestão, pois a administração de um escritório de advocacia pode ser uma tarefa bastante truncada. As despesas e informações são muitas e organizar tantos dados é muito mais simples tendo a tecnologia como apoio.

Considere trabalhar em coworking

O coworking é um modelo que tem se tornado cada vez mais popular pelas vantagens que apresenta. Ele nada mais é que o compartilhamento de um mesmo local de trabalho por vários profissionais, com a intenção de reduzir custos e aumentar a criatividade e produtividade do trabalho pela troca de informações.

As despesas de aluguel, energia, internet, telefone e água são todas divididas. Além disso, serviços administrativos, de secretariado e de limpeza também podem ser partilhados entre os profissionais que compartilham o espaço. A economia é significativa se comparada aos altos custos que o advogado teria se fosse arcar com todas essas despesas sozinho. Saiba mais sobre como o coworking pode beneficiar advogados!

Contrate advogados correspondentes

O advogado correspondente é o profissional contratado por um escritório de uma localidade diferente para realizar serviços específicos. Dessa forma, se um escritório precisa realizar uma diligência em outra comarca, não é preciso que ele arque com os altos custos que uma viagem poderia ter — o advogado correspondente contratado atua em seu lugar.

Além de reduzir significativamente os custos, a advocacia correspondente traz inúmeras outras vantagens como: aumento da produtividade, rapidez nas diligências e especialização no trabalho, resultando em um serviço diferenciado e competitivo ao cliente.

A redução de custos não é uma tarefa simples, pois exige uma mudança de mentalidade e a ação conjunta de todos os que trabalham ou colaboram com o escritório. Repensar atitudes é imprescindível não só para a sobrevivência e saúde financeira do negócio, mas para o aumento de sua produtividade, rentabilidade e captação de clientes. Planejamento estratégico, envolvimento e muita disciplina são as chaves para minimizar gastos e garantir resultados extremamente positivos a médio e longo prazo.

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